Dane do faktur i KSeF

Zasady Fakturowania oraz Instrukcja KSeF

Wytyczne dla dostawców i kontrahentów Miasta i Gminy Szczawnica

1. Jednostki budżetowe i zakład budżetowy (Centralizacja VAT)

Jedynym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) dla wszystkich jednostek budżetowych i zakładu budżetowego jest MIASTO I GMINA SZCZAWNICA. Jednostki te nie posiadają odrębnej osobowości prawnej w zakresie VAT.

Faktury należy wystawiać, wskazując jako Nabywcę  Miasto i Gminę Szczawnica, a jako Odbiorcę właściwą jednostkę (np. urząd, szkołę, przedszkole, MGOPS, MZGK).

2. Gminne instytucje kultury (Odrębni podatnicy VAT)

Centrum Kultury, Sportu i Promocji w Szczawnicy oraz Miejska Biblioteka Publiczna w Szczawnicy posiadają odrębną osobowość prawną, własne numery NIP i są niezależnymi podatnikami VAT.

Faktury za towary i usługi realizowane na rzecz tych instytucji należy wystawiać wyłącznie na dany podmiot (występujący jednocześnie jako Nabywca i Odbiorca), bez umieszczania danych Miasta i Gminy Szczawnica.

Dane do faktur oraz wykaz jednostek

A. Dane Nabywcy / Podatnika VAT

Dla zamówień realizowanych na rzecz Urzędu Miasta i Gminy, jednostek budżetowych oraz zakładu budżetowego:

• Nabywca / Podatnik VAT: Miasto i Gmina Szczawnica
• Adres siedziby: ul. Szalaya 103, 34-460 Szczawnica
• NIP (Gminy): 735-10-26-738
• REGON (Gminy): 491893262

B. Wykaz jednostek podległych (Odbiorcy faktur)

Wskazywane w polu Odbiorca / Płatnik (Podmiot3 w KSeF). Nabywcą (Podmiot2) zawsze pozostaje Miasto i Gmina Szczawnica:

C. Gminne instytucje kultury (Odrębni podatnicy VAT)

Faktury za towary i usługi realizowane na ich rzecz należy wystawiać bezpośrednio na poniższe dane z pominięciem danych Gminy (podmioty te występują równocześnie jako Nabywca i Odbiorca):

Instrukcja techniczna wystawiania faktur w KSeF dla JST

Jak prawidłowo wypełnić formularz faktury ustrukturyzowanej dla jednostek podległych:

Wystawiając fakturę ustrukturyzowaną (KSeF) za towary lub usługi zrealizowane na rzecz jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST), należy uzupełnić formularz faktury według poniższego schematu technicznego:

1. Oznaczenie transakcji z JST (Znacznik JST)

• Opcja / Checkbox w systemie: Zaznacz opcję JST = 1 (lub: Transakcja z jednostką samorządu terytorialnego / Odbiorca JST).
• Zaznaczenie tej opcji aktywuje w strukturze pliku XML sekcję dla Podmiotu3 (Odbiorcy / Płatnika).

2. Sekcja: Sprzedawca (Podmiot1)

Uzupełnij standardowo danymi swojej firmy (NIP, pełna nazwa, adres siedziby).

3. Sekcja: Nabywca / Podatnik VAT (Podmiot2)

W polu Nabywcy wpisz wyłącznie dane Gminy / Miasta (Nadrzędnej JST):

• 735-10-26-738
• Miasto i Gmina Szczawnica
• ul. Szalaya 103, 34-460 Szczawnica

4. Sekcja: Odbiorca / Płatnik / Jednostka podległa (Podmiot3)

W tej sekcji wskazuje się konkretną jednostkę organizacyjną (np. szkołę, przedszkole, MGOPS), która realizuje zamówienie. Wybierz jeden z dwóch sposobów wypełnienia:

Wariant A – Identyfikacja numerem NIP:

• Rola Podmiotu3: Wybierz Odbiorca lub Płatnik.
• Wpisz NIP jednostki podległej.
• Nazwa i adres: Wpisz nazwę i adres jednostki podległej.

Wariant B – Identyfikacja identyfikatorem wewnętrznym (IDWew):

• Rola Podmiotu3: Wybierz Odbiorca lub Płatnik.
• Zamiast NIP wpisz unikalny numer IDWew nadany jednostce w KSeF.
• Nazwa i adres: Wpisz nazwę i adres jednostki podległej.

Procedura i zasady korygowania faktur w KSeF

1. Ogólne zasady wystawiania korekt w KSeF

• Wyłącznie forma ustrukturyzowana: Kserokopie, skany, noty korygujące czy tradycyjne korekty papierowe/PDF nie mają mocy prawnej w odniesieniu do faktur zarejestrowanych w KSeF.
• Numer KSeF faktury pierwotnej: Wystawiając fakturę korygującą w systemie, należy obowiązkowo podać unikalny numer KSeF faktury pierwotnej, do której odnosi się korekta.
• Zachowanie struktury podmiotowej: Faktura korygująca musi zachowywać ten sam układ podmiotów (Podmiot2 – Gmina jako Nabywca, Podmiot3 – Jednostka podległa jako Odbiorca/Płatnik) oraz aktywowany znacznik JST = 1.

2. Zalecany standard korekty błędu (Wyzerowanie faktury błędnej i zastąpienie nową)

W celu zapewnienia przejrzystości ewidencji księgowej, uniknięcia skomplikowanych „korekt do korekt” oraz wyeliminowania ryzyka opóźnień w realizacji płatności, Urząd Miasta i Gminy Szczawnica rekomenduje stosowanie procedury wyzerowania faktury błędnej i wystawienia nowego, poprawnego dokumentu.

Procedurę tę zaleca się zastosować w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek błędów formalnych, rachunkowych lub ewidencyjnych, w tym w szczególności przy:

• błędnym podaniu danych Odbiorcy / Płatnika w sekcji Podmiot3 (np. niewskazaniu lub pomyleniu jednostki podległej),
• braku aktywacji znacznika JST = 1 w systemie wystawcy,
• błędnym określeniu Nabywcy (Podmiot2) – np. wystawieniu dokumentu bezpośrednio na jednostkę podległą,
• niezgodnościach w terminie płatności, numerze umowy lub rachunku bankowym,
• błędach w stawkach VAT, kwotach lub opisach pozycji.

Schemat postępowania w przypadku błędu (Krok po kroku):

• Krok 1: Wystawienie faktury korygującej wyzerowującej (na 0 zł) – Dokument korygujący sprowadza wartość błędnej faktury pierwotnej do zera w celu jej zamknięcia w ewidencji.
• Krok 2: Wystawienie nowej faktury pierwotnej – Nowy dokument należy wystawić z zachowaniem pełnej poprawności danych (w tym właściwego Nabywcy w Podmiocie2, Odbiorcy w Podmiocie3, znacznika JST = 1 oraz poprawnego terminu płatności).

Noty księgowe oraz dokumenty poza-VAT (Informacja formalna)

W związku z pytaniami dotyczącymi rejestracji dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur, przypominamy o zasadach obsługi dokumentów niebędących fakturami VAT:

1. Brak możliwości wystawiania not księgowych w KSeF: System KSeF służy wyłącznie do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur VAT (faktur podstawowych, zaliczkowych oraz korygujących). Noty księgowe (obciążeniowe, uznaniowe, odsetkowe, obciążenia z tytułu kar umownych czy odszkodowań) nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i nie są obsługiwane przez KSeF.
2. Sposób przekazywania not księgowych: Wszelkie dokumenty niebędące fakturami VAT należy przekazywać dotychczasowymi kanałami: 
   • poprzez platformę ePUAP / E-Doręczenia,
   • drogą elektroniczną (podpisany dokument w formacie PDF na oficjalny adres e-mail Urzędu / jednostki),
   • w formie papierowej (pocztą tradycyjną lub złożone w biurze obsługi).
3. 3.Decyzje administracyjne i opłaty publicznoprawne wyłączone z KSeF: Przypominamy, że opłaty publicznoprawne, podatki i opłaty lokalne (np. podatek od nieruchomości), opłaty uzdrowiskowa, opłaty miejscowa ustalane w drodze decyzji administracyjnych (np. za zajęcie pasa drogowego) nie stanowią czynności podlegających opodatkowaniu VAT według stawek / wyłączeń fakturowych, w związku z czym nie wystawia się do nich faktur VAT i nie przesyła się ich do KSeF.